Cosa devi sapere sul trasporto LTL

Nota del redattore: questo articolo è apparso per la prima volta nell’edizione di luglio/agosto 2022 di Rivista di arrosto sotto la Colonna “Tecnicamente parlando” ed è qui ristampato con il permesso

I trasporti sono una parte essenziale ma spesso trascurata dell’industria del caffè. Per i torrefattori di tutte le dimensioni, il trasporto via terra è un fattore chiave quando si considerano l’ubicazione, i prezzi e la tolleranza al rischio. A meno che un’azienda di caffè non sia abbastanza fortunata (o abbastanza esperta) da trovarsi immediatamente adiacente alla produzione di caffè, il trasporto deve essere preso in considerazione nell’equazione. Il trasporto LTL in particolare è definito come il trasporto di merci che occupa qualcosa di meno di un rimorchio o container completo, letteralmente “meno di un carico di camion”. Questo è in confronto a FTL (carico completo su camion), il che significa che l’intero rimorchio è occupato da un destinatario o destinatario del carico. In molti casi, il tuo fornitore sarà in grado di offrirti le migliori tariffe LTL poiché spediscono regolarmente. Potrebbero integrare il costo del trasporto nel prezzo del tuo caffè o potrebbero essere in grado di consegnarti direttamente se si trovano nelle vicinanze. Ma per molte aziende di caffè, avere una certa conoscenza della logistica rimane essenziale per mantenere l’attività in funzione e per mantenere la tranquillità quando devi gestire le cose da solo.

Scegliere il miglior operatore LTL per la tua attività

Se stai organizzando il tuo trasporto, trovare il corriere giusto per la tua attività dipende da alcuni fattori. Che tu sia una tostatrice a sacchetto singolo oa contenitore pieno, dovrai trovare un corriere che offra un servizio coerente e rapido. Se ti trovi in ​​una posizione centrale, è più probabile che troverai molti corrieri con servizio diretto. Ciò significa che i corrieri non dovranno trasferire il tuo carico a quello che viene chiamato corriere, servizio interline o oltre il vettore per la parte finale della consegna. Il servizio diretto è più veloce, ma tieni presente che tutti i tempi di transito LTL sono stimati, non garantiti. Più sei vicino a una grande città, a un terminal locale o a un corridoio interstatale, più è probabile che sarai raggiungibile con un servizio diretto. I corrieri cartacei vengono utilizzati per i punti remoti e uno o più giorni di transito possono essere aggiunti alla spedizione se la tua posizione è considerata un punto remoto. Questi vettori dovrebbero sempre rispettare la tariffa fornita dal tuo vettore LTL iniziale, anche se potrebbe essere una buona idea scegliere il servizio prepagato se ti trovi in ​​​​un punto remoto per evitare problemi. In molti casi, i trasportatori consegneranno a punti remoti solo pochi giorni alla settimana. Conosci i giorni di consegna del tuo corriere e assicurati di essere sul posto per la tua finestra di consegna. In alcuni rari casi, un punto remoto potrebbe disporre di un servizio locale che esegue esecuzioni regolari verso i principali hub di distribuzione. Se ti trovi in ​​una città lontana da un importante corridoio interstatale, potresti voler cercare una compagnia di autotrasporti locale che lavorerà con te per portare le spedizioni dalla grande città più vicina. Avviare una relazione con un vettore locale può essere reciprocamente vantaggioso.

Lavorare con il tuo importatore e il loro magazzino

Può essere ovvio, ma il modo migliore per assicurarti che il tuo caffè ti arrivi rapidamente è assicurarsi che tutte le persone coinvolte sappiano chi sei e come entrare in contatto con te. Oltre alle informazioni di contatto, qualsiasi modifica al tuo operatore, posizione, orari di apertura o accessibilità (congratulazioni per il tuo nuovo carrello elevatore) deve essere comunicata a tutte le parti. Se queste informazioni mancano, potresti riscontrare ritiri mancati, consegne mancate o altri problemi, insieme a spese di accompagnamento. Il tuo fornitore di caffè trasmetterà queste informazioni al corriere tramite la sua polizza di carico (indicata anche come “BOL”) se sta organizzando il tuo trasporto, ma non fa mai male comunicare direttamente con il corriere scelto per assicurarti che le sue note corrispondano alle tue esigenze .

Ricorda che la pallettizzazione del caffè richiede una buona quantità di lavoro. Molti magazzini prepareranno il tuo ordine per la spedizione entro il giorno successivo, ma i magazzini più affollati potrebbero richiedere più di un giorno per preparare l’ordine. Inoltre, abbattere un pallet e ripallettizzare il caffè richiede tempo, il che può portare a ritardi nella spedizione, quindi assicurati di sapere quale caffè dovrebbe essere sulla tua spedizione prima di premere invia su quell’e-mail.

Se il tuo fornitore sta contrattando tramite un altro magazzino, come spesso accade, dovrai creare un account con quel magazzino e fornire loro anche le tue informazioni di contatto. Questi magazzini esterni dovrebbero tenerti informato sullo stato del tuo ordine e generalmente ti avviseranno quando il tuo ordine è stato ritirato. Una volta che il tuo fornitore ha fornito un ordine di consegna, il magazzino esterno diventa il tuo miglior punto di contatto.

Comprendere la ripartizione dei costi per il trasporto LTL

Potresti notare che i prezzi del trasporto variano da una spedizione all’altra. Ciò è dovuto ai costi variabili dei supplementi carburante, alla domanda sui servizi di trasporto merci e a molti altri fattori. Un fattore che puoi controllare è la negoziazione delle tariffe di trasporto, e farlo potrebbe essere a tuo vantaggio, soprattutto se sei un’azienda più grande. Tuttavia, è probabile che il tuo fornitore effettui molte più spedizioni di te e possa offrire tariffe migliori, quindi verifica con loro prima di affrontare il problema della negoziazione.

Un metodo di determinazione del prezzo del trasporto è chiamato tariffa pallet. Ciò significa che pagherai per pallet, con l’eventuale aggiunta di oneri accessori (portellone, appuntamento di consegna programmata, ecc.). Questa è generalmente una tariffa coerente, ma sacrificherai la possibilità di negoziare per tariffe migliori in base al volume. Inoltre, solo i corrieri più piccoli e i servizi LTL locali offrono il servizio di pallet rate. Le tariffe per pallet possono essere ottime per chi inizia, ma una volta che lavori con corrieri nazionali o inizi a spedire più di quattro pallet alla volta, ti consigliamo di prendere in considerazione l’idea di ottenere preventivi di volume.

Un preventivo di volume ti consente di ottenere i prezzi per libbra e per densità (noto anche come classe di trasporto). Spesso, il caffè verde viene elencato come classe 60 o 65, che è vicino al lato più denso e meno costoso della scala. Richiedere un preventivo per il volume è un buon modo per spedire cinque o più pallet. Un’altra considerazione, tuttavia, è che il trasporto di grandi volumi può richiedere più tempo per essere ritirato e la copertura dei sinistri sul trasporto di volumi potrebbe essere inferiore rispetto alle spedizioni più piccole, il che significa che alcuni dei rischi vengono scaricati in cambio di un servizio più conveniente.

Per quanto riguarda le spese accessorie, assicurati di annotare ogni servizio richiesto alla consegna e controlla la tua polizza di carico per assicurarti che corrisponda alle tue esigenze. Il tuo molo deve essere a livello del retro del camion, altrimenti verranno aggiunti i servizi del portellone. Qualsiasi utilizzo di un transpallet esterno al carrello può essere considerato all’interno della consegna; e sappi che molti vettori non entreranno in una casa o in un’attività, cosa che potrebbe comportare una responsabilità extra, anche se il termine include la parola “dentro”. Infine, i luoghi commerciali e residenziali sono designati dal vettore; anche se ritieni che la tua fattoria non debba essere considerata residenziale o remota perché hai un trattore e un vialetto asfaltato, il tuo operatore telefonico potrebbe non essere d’accordo.

Catena di custodia

Per i torrefattori che utilizzano LTL, ci sono un paio di documenti chiave che ufficializzano il trasferimento nella catena di custodia di una spedizione. Una polizza di carico è un documento che significa il trasferimento ufficiale della custodia al cliente. Questo documento è la tua ancora di salvezza e il miglior mezzo di prova per dimostrare che sei responsabile solo per i servizi che hai richiesto. Assicurati che tutte le tue esigenze siano elencate sulla polizza di carico. Se hai bisogno di un servizio non elencato (portellone, servizio residenziale, ecc.), ti verrà sicuramente addebitato un extra dal corriere al momento della consegna. Quando hai ricevuto una polizza di carico, il caffè è ufficialmente sotto la tua responsabilità. Ciò non significa che il tuo fornitore non ti aiuterà ancora lungo il percorso, ma legalmente non è obbligato a farlo. Tuttavia, sarà sempre la speranza del fornitore che tu riceva la tua spedizione senza prove e tribolazioni.

Mentre il caffè è sotto la tua responsabilità una volta lasciato il magazzino sul corriere, il corriere è anche responsabile della consegna del carico a te senza danni. Tuttavia, non sono responsabili della consegna in un programma a meno che tu non abbia pagato per il servizio garantito. La responsabilità del vettore si conclude con la firma della ricevuta di consegna. Se non annoti danni o articoli mancanti prima di firmare la ricevuta di consegna, potresti perdere il diritto a un reclamo.

Ritardi e finestre di consegna

Se il tuo caffè non arriva in tempo, la soluzione migliore è controllare tutta la catena di custodia tenendo informati tutti i soggetti coinvolti. Se si tratta solo di un ritardo, il tuo terminal locale dovrebbe essere in grado di fornirti una stima di quando potrebbe arrivare. Da lì, puoi richiedere una finestra di consegna dal tuo terminal locale in modo da poter pianificare di essere sul posto quando arriva il tuo carico. La mancanza della finestra di consegna può comportare una commissione di riconsegna, che può essere piuttosto costosa.

Tornando indietro lungo la catena di custodia, il tuo operatore potrebbe riscontrare altri problemi. Nel 2021, ad esempio, c’è stata una grande tempesta di vento che ha interrotto il trasporto merci in tutto il Colorado, causando ritardi a livello di sistema. Per situazioni che nessuno può controllare, solo avere conoscenze aggiornate può essere utile per pianificare la tua attività.

Infine, verifica con il tuo fornitore per assicurarti che il tuo ordine sia stato spedito, soprattutto se non hai ricevuto la conferma della spedizione. Possono verificarsi errori, ad esempio i ritiri non vengono notificati correttamente o le spedizioni vengono caricate sul camion sbagliato. Il miglior rimedio è una comunicazione approfondita.

Altri problemi come il trasporto perso (di solito contrassegnato come “tutto corto”), il trasporto danneggiato o la mancata consegna sono più complessi e comportano reclami.

magazzino del caffè reale

Reclami e altri incidenti di trasporto

Come già detto, una volta ricevuta la polizza di carico, il caffè è ufficialmente in vostra custodia. Quindi, cosa succede se il tuo caffè viene perso o danneggiato durante il trasporto? Se hai subito solo una perdita parziale o un danno alla consegna, non firmare la ricevuta di consegna finché non hai annotato la perdita. La mancata osservazione di eventuali problemi alla consegna fa decadere il tuo diritto a un reclamo in molti casi.

Legalmente, sei responsabile di contattare il corriere e presentare un reclamo. Puoi chiedere al vettore di eseguire un’indagine chiamando il tuo terminale locale e chiedendo di parlare con OS&D (over, short e damage). Se ci sono problemi di perdita, sarebbe saggio coinvolgere anche il tuo fornitore poiché ha sicuramente esperienza nella gestione dei reclami. Possono anche fornirti il ​​costo della merce smarrita per il tuo modulo di reclamo e dare peso a qualsiasi trattativa che potresti dover intraprendere.

Infine, preparati ad attendere che la tua richiesta venga risolta. Molti uffici reclami ricevono centinaia di reclami al giorno, quindi un’attesa fino a 60 giorni lavorativi non è rara nel settore. Questo può ridurre i profitti di un torrefattore, quindi assicurati di seguire i consigli del tuo fornitore su corrieri affidabili. Spendere $ 50 in più per un vettore affidabile è un buon investimento.

Limitazioni del trasporto LTL

Il trasporto LTL è un modo conveniente e relativamente conveniente per spedire grandi quantità di caffè. Tuttavia, ha i suoi limiti. Un’affermazione spesso ripetuta nel settore è che “il trasporto LTL non è un servizio di guanti bianchi”. Si tratta di vettori business-to-business che effettuano più scali ogni giorno, quindi verranno presi in considerazione eventuali alloggi fatti al destinatario. Eventuali modifiche a una consegna a metà spedizione interromperanno il servizio e possono ritardare non solo la tua consegna ma tutte quelle che si trovano accanto ad essa nel trailer designato.

Come per qualsiasi aspetto dell’industria del caffè, una comunicazione approfondita è la chiave per spostare facilmente il caffè e mantenere tutte le parti felici e prospere. Costruiamo quelle relazioni e manteniamo quel caffè in movimento! In caso di domande, contattaci all’indirizzo [email protected]


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